Os eventos corporativos são de vários tipos e tamanhos, mas todos têm alguns elementos em comum: inscrições online, processo de check-in/credenciamento e uma credencial (crachá, pulseira ou digital) que cria um ID atribuído a cada participante.
Nos eventos mais simples de prospects ou consumers , em um único local por algumas horas, a credencial pode ser apenas um crachá de papel com o nome do participante impresso nele. Mas para eventos mais complexos, vale a pena ter mais de uma opção no seu planejamento.
Há muitos eventos hoje em que uma credencial física mais robusta é necessária. Nesses casos, um crachá ou pulseira – incorporando QRCode ou tecnologia RFID – pode servir a muitos propósitos diferentes:
Identificação:
Esta é a função mais básica de uma credencial, identificar um indivíduo (pelo nome, possivelmente uma foto e um código único) como participante registrado para o evento.
Marketing:
A credencial é um elemento de garantia de marketing que pode aumentar as impressões do nome, imagem e/ou mensagem da sua marca.
Patrocínio:
A credencial pode identificar sua empresa ou marca como patrocinadora de um congresso, seminário, curso, feira, torneio, show ou festival. Para eventos corporativos, pode promover tecnologia patrocinadora ou parceiros de negócios.
Entrega de informações:
A credencial pode ser usada para fornecer informações importantes relacionadas ao evento aos participantes. Por exemplo, você pode imprimir um mapa do salão de exposições, programação ou agenda no verso de um crachá.
Segurança:
A credencial pode ser usada para fins de segurança de eventos e controle de acesso. Ele confirma não apenas que um participante está autorizado a estar no evento, mas também dentro do evento, se essa pessoa estiver autorizada a estar em uma determinada sessão ou sala. Especialmente no caso de um pagamento extra, cargo específico ou algum outro parâmetro determinar quem pode participar de uma determinada parte do evento (por exemplo, uma recepção VIP), o crachá permite controlar esse acesso.
Coleta de dados:
A credencial pode permitir que você colete muitos dados, tanto em nível de grupo usando a tecnologia beacon (quantas pessoas estavam almoçando às 12h30 versus 11h30?) um indivíduo compareceu? Quais? Eles foram geralmente adiantados, pontuais ou atrasados?).
Entrada de dados:
É uma maneira de compartilhar informações de identificação pessoal com segurança e rapidez. Você pode simplesmente tocar um telefone, leitor de iPad ou outro dispositivo de leitura em um crachá RFID e obter todas essas informações. Ou você pode ler um código QR nativamente com a maioria dos telefones Apple e Android. Não há necessidade de os participantes inserirem manualmente suas informações de contato para atividades do evento.
Comércio: A credencial pode permitir pagamentos sem dinheiro. Crachás RFID ou pulseiras podem ser escaneados para compras de refeições, bebidas ou outros itens em eventos. Os participantes podem adicionar dinheiro à conta do evento e acompanhar seus gastos em quiosques ou, com muitos telefones Android, por meio de um aplicativo móvel.
Envolvimento:
Ler um crachá ou escanear uma pulseira é uma maneira fácil e de baixo atrito para os participantes jogarem, fazerem pesquisas e participarem de outras atividades. Tornar o check-in rápido e fácil aumenta o envolvimento dos participantes nos eventos.
Devido a essas múltiplas funções, é vital considerar cuidadosamente o tipo certo de credencial para cada evento. O custo extra de uma credencial mais “deluxe” é muitas vezes mais do que compensado pelo aumento das oportunidades de coleta de dados e melhoria na experiência do participante.
Também é crucial fazer a escolha certa de tecnologia. Tanto o código QR quanto a tecnologia RFID podem atingir a maioria dos objetivos acima.
A principal vantagem dos códigos QR é que eles são mais baratos que os chips RFID e não requerem nenhum hardware especial para serem lidos.
A tecnologia RFID, no entanto, é superior em vários aspectos. É mais seguro. É mais rápido e fácil de ler, o que melhora a experiência do participante. É baseado em proximidade e não visual, por isso não é afetado por condições de pouca luz. E permite a coleta de dados em grupo (usando beacons), bem como a verificação de credenciais individuais.
O custo é sempre um fator na escolha do formato e da tecnologia das credenciais para eventos corporativos, mas a principal consideração deve ser a funcionalidade. Pense em quais propósitos além da identificação a credencial precisa servir e considere os outros propósitos que ela pode servir. Aprimorar a experiência do participante pode valer o custo de uma credencial de evento mais flexível.
Em qualquer um dos casos a Credenciando pode te ajudar a escolher e implementar a melhor tecnologia para seu evento, fale conosco, tire suas dúvidas e faça seu orçamento.
Quer saber mais como dar a cara do seu evento desde as credenciais?