Sistema de Credenciamento

Como diria o poeta “A primeira impressão é a que fica”! Significa dizer que na chegada do participante ao evento, sua entrada e seus processos já deixam ali marcados o que se esperar de um evento. Bem como o que ficará na memória.

Para começar com o pé direito, ter um sistema de credenciamento eficiente e inteligente faz com que a experiência do participante em seu evento seja iniciada da melhor forma.

Em outros tempos, o credenciamento era realizado em formato de listas de conferência. Hoje, e cada vez mais, a agilidade do processo de entrada desse participante é palavra de ordem.

Para o sucesso da experiência do participante desde sua chegada ao evento, diversos pontos precisam de atenção. Alguns deles são:

• Pré-inscrições – para eventos com pré-inscrição, um formulário bem definido com variação enxuta para os novos inscritos no dia do evento. É o início de uma operação eficiente, pois possibilita acesso prévio às informações dos participantes, além de conciliação constante com o banco de dados do evento.
• Sistema de Credenciamento Customizado – como bem sabemos, cada evento é diferente do outro. Ou seja, existem demandas de informações e de operação distintas. Dessa forma, ter um sistema customizado possibilita uma gestão de operação de credenciamento eficaz e potencializando as necessidades reais.
• Receptivo treinado – pouco se fala, mas as pessoas que estão ali a receber o participante são a cara do evento. Ter um time de receptivo treinado com a dinâmica de atendimento ao evento conforme as demandas específicas, bem como com o sistema que está operando é parte fundamental de bom desempenho do credenciamento.
• Gestão eficiente do Credenciamento – aqui estamos falando da expertise em gestão da operação de credenciamento. O que engloba gestão de time receptivo para definir turnos e trocas de maneira inteligente que não prejudique a operação (pois as pessoas almoçam, vão ao banheiro, têm imprevistos e etc), em gestão de filas, gestão de equipamentos e que esteja presente no dia a dia do evento, promovendo suporte às intercorrências que possam vir a acontecer.

Um sistema de credenciamento pode funcionar de maneira local, ou seja, com equipamentos em rede offline, o que o torna independente de internet disponibilizada e possíveis oscilações. Mas também pode funcionar de maneira online, o que permite acompanhamento web em tempo real. Cada modalidade contempla vantagens e desvantagens.

A partir do desenho estratégico do evento podemos definir qual o melhor modelo a ser utilizado e, assim, nós realizamos o alinhamento e direcionamento dos esforços e recursos que serão necessário.

Quer saber mais como dar a cara do seu evento desde o Sistema de Credenciamento?