Planejar um evento pode parecer um desafio, mas com as dicas certas você pode garantir o sucesso do planejamento do seu evento e proporcionar uma experiência inesquecível aos participantes.
Quando se está organizando um evento é natural que o processo se desenrole por algumas fases que são importantes para análise inicial de viabilidade, mas também para a finalização do mesmo com sucesso da experiência que foi produzido.
Dito isso, algumas dessas fases podem ser listadas abaixo:
1 – Definição do objetivo do evento: nesse momento, organizadores e produtores elaboram os objetivos específicos e o objetivo geral que se pretende ao evento.
2 – Definição do público-alvo: uma vez definido o objetivo, deve-se entender quem são os sujeitos que terão interesse em participar de tal evento, quais são benefícios que eles terão em participar e que os engajarão a ponto de participar. Isso porque a partir desta definição de público-alvo toda a estratégia de comunicação passa a ser definida, com conteúdos direcionados aos meios específicos onde esse público se encontra.
3 – Estabelecimento de orçamento/budget: nesse momento as partes entendem quanto há disponível em recurso financeiro para arcar com o evento. Além disso, mediando o budget definido, trata-se também de entender a rentabilidade mínima necessária para retorno de tal investimento.
4 – Escolha de local e data: concilia-se locais e datas conforme diversos fatores como sazonalidade de agendas (quando se trata de uma categoria homogênea enquanto público-alvo), acessibilidade ao local, atratividade do local, infraestrutura disponível, disponibilidade de acomodações próximas, entre outros.
5 – Contratação de fornecedores: tendo como base tudo que já foi definido nas fases anteriores, os fornecedores começam a ser contratados conforme a antecedência necessária.
6 – Negociação de espaços de exposição dentro do evento: em paralelo com a contratação de fornecedores, uma dica é a venda de espaços para expositores, prática comum. Nesse momento, com base em objetivos, perfilamento de público e local, os espaços são negociados a fim de produzir experiências aos participantes e rentabilizar em outra via para o desenvolvimento do evento.
7 – Definição da programação: com os objetivos estabelecidos e público pretendido, a programação vai sendo organizada de maneira a fornecer a melhor experiência possível àquele participante e, por sua vez, ao expositor.
8 – Divulgação do evento: na fase de divulgação do evento o objetivo é levar informação ao público, engajar a adesão e presença, gerar senso de urgência em estar em tal espaço, impactar a audiência com a experiência prometida e garantir que chegue ao máximo de potenciais participantes.
9 – Alinhamentos finais: o momento prévio ao evento é certamente o mais intenso. Nesta fase os detalhes tomam conta das preocupações de todos e precisam de alinhamento para o alcance do objetivo final, um evento de sucesso.
10 – Realização do evento: durante o evento desde a montagem, a entrada dos participantes até a desmontagem. A dica aqui é que todos os detalhes sejam monitorados de maneira a garantir a continuidade de fluxos de atendimento ao público, programação e infraestrutura disponível.
11 – Avaliação dos resultados: após os eventos, com base lá nos objetivos definidos, é preciso que os resultados sejam avaliados. Além disso, a operação do evento em si precisa ser avaliada para entender pontos positivos, negativos e direcionar para novas possibilidades em eventos futuros.
12 – Criação de estratégia para novos eventos: após a avaliação do evento e com os dados levantados em mãos, retoma-se a comunicação com o público para continuidade do engajamento e desenvolvimento de sentimento de conexão com o participante. É hora de comunicar a marca e manter acessa a chama para novos eventos que virão.
Importante aqui deixar claro que tais fases não necessariamente acontecem isoladamente. Muitas delas acontecem paralelamente e se relacionam. Para não se perder, estabeleça um cronograma e esteja sempre com atenção nas etapas com foco no resultado final, o seu evento!
Tenha um evento de sucesso!