Gestão de filas de maneira inteligente em eventos como diferencial de entrega de valor em experiência do participante. Como o evento será lembrado?
A chegada em evento, qualquer que seja sua natureza, pode ser o início de um sonho. Onde o participante chega, se identifica e em fração de segundos consegue iniciar sua jornada por dentro de toda a experiência que foi cuidadosamente planejada para ele.
Mas, por outro lado, também pode ser um pesadelo. Não é pouco comum que vejamos acontecer pessoas chegando e não terem facilmente suas inscrições localizadas, longas filas, problemas dos mais diversos como falta de documento, muitas etapas a serem preenchidas para completar cadastro etc.
Independente de qual motivo seja, se o primeiro passo desse “sonho” se mostra um pesadelo ao participante, em alguma etapa do planejamento/execução faltou inteligência em gestão de filas.
Em primeiro lugar, o planejamento de uma operação de credenciamento se inicia meses antes do evento acontecer. No pré evento entendemos as demandas específicas para o evento e desenhamos uma logística para o(s) dia(s) que observe soluções para o trivial. Mas também para os imprevistos! Tudo na busca por ter o máximo de possibilidades a serem contempladas desde as inscrições prévias até o dia em si.
Em segundo lugar o durante o evento começa na montagem. Nesse momento a expertise fala alto e precisamos traçar as estratégias planejadas, além de identificar novas demandas. O que isso quer dizer? Uma equipe experiente identifica locais ótimos para posicionamento de filas, como as direcionar e realiza plena gestão do tempo para que cada participante passe o menor tempo possível em seu momento de credenciamento e saia dali com todos, ou o máximo de, pontos resolvidos.
Dito isso, em terceiro e último lugar, depois que o participante entra no evento… E agora? O que se sabe sobre ele? Como não permitir que o retorno de um participante a uma estação de credenciamento não atrapalhe o fluxo? Novamente, a chave da questão é planejamento, antecipação e experiência. É preciso que haja um time treinado com as possíveis demandas, atento e dinâmico para que um retorno não vire uma bola de neve e comprometa uma operação por inteiro.
A máxima de que “No final o evento acontece” já não cabe mais. Não é mais suficiente. Hoje, e cada vez mais, com um mercado que corre a passos largos para se profissionalizar, é preciso que os olhares se voltem para a experiência do participante. E, para tal, faz-se necessário muito estudo, planejamento e expertise em eventos e em gestão de filas.